Archivische Findmittel und Quellen: Digitalisierung archivalischer Amtsbücher und vergleichbarer serieller Quellen als Teil des Produktivpiloten Digitalisierung von archivalischen Quellen
Zusammenfassung der Projektergebnisse
Exemplarisch wurden Protokollserien kommunaler Gremien bzw. Vertretungsorgane (v.a. Stadtverordnetenversammlungs-, Magistrats-, Rats- und Kreistagsprotokolle) mit Schwerpunkt in der ersten Hälfte des 20. Jahrhunderts digitalisiert und entsprechende Workflows getestet und verfeinert. Digitalisiert wurden 1.344 Einheiten mit 260.500 Scans. Die im Projekt gemachten Erfahrungen mit dem unzureichenden Qualitätsmanagement des beauftragten Dienstleisters führen zum dem Schluss, dass bei Digitalisierungsprojekten der Zeitansatz für alle Maßnahmen der Qualitätssicherung mit angemessenen Puffern versehen sein muss. Leistungsbeschreibungen müssen präzise beziffern, welche Fehlerquoten akzeptabel sind, und müssen konkretisieren, in welcher Weise und innerhalb welcher Fristen die Fehlerbehebung durch den Dienstleister erfolgen muss. Das Gruppenantragsverfahren hat sich bewährt bzw. hat zu dem gewünschten Ziel einer Beteiligung auch kleiner Archive und ihrer Bestände geführt. Unerlässlich ist dabei aber eine sehr gute Projektsteuerung und ein Hauptantragsteller, der für die anderen Projektteilnehmer die Federführung übernimmt sowie über eine Digitalisierungsinfrastruktur und entsprechendes Know-how verfügt. Wird die Digitalisierung mit der Beigabe sinnvoller Strukturdaten verbunden, kann dies die fehlende tiefere Erschließung kompensieren. Der Zugang zum Archivgut wird dadurch erheblich vereinfacht, Recherche und Navigation können durch sinnvolle Strukturdaten wesentlich verbessert werden. Der DFG-Viewer könnte hier noch weiter entwickelt werden, ferner sind – bei aller Heterogenität unikaler archivalischer Überlieferung – Strukturdatensets für Archivaliengattungen anzustreben. Gerade für die stereotypisch angelegten Amtsbücher und seriellen Quellen des 19./20. Jh. ergeben solche Strukturvorgaben Sinn. Bei der mittelalterlichen und frühneuzeitlichen Amtsbuchsüberlieferung handelt es sich dagegen oft um Sammelquellen unterschiedlichen Inhalts. Sie können nicht oder kaum nach einheitlichen Kriterien strukturiert werden; vielmehr ist jeweils zu prüfen, ob alphabetische, chronologische, sachthematische und geografische Kriterien heranzuziehen sind. Der Einsatz von OCR hat nach jetzigem Stand der Technik bei der Digitalisierung von Archivgut demgegenüber nur eingeschränktes Potential. Selbst bei den rein maschinenschriftlichen Protokollbänden war die Erkennungsgenauigkeit nicht völlig zufriedenstellend. Gleichwohl dürfte es sich lohnen, auch „schmutzige“ OCR-Ergebnisse als flankierendes Instrument der Recherche weiter zu entwickeln. Evtl. bietet die Entwicklung von Suchalgorithmen hier weitere Perspektiven. Bezüglich der Speicherung und Präsentation ist abschließend zu resümieren, dass diese auch im kommunalen Bereich kein grundlegendes Problem darstellt. Wichtig ist es dabei zunächst, die erforderlichen Informationen über die Spezifika der Speicherung und Präsentation von digitalisiertem Kulturgut zu vermitteln. Webspace und Speichervolumen sind Kostenfaktoren, über die zwischen Archiv und zuständigem IT-Dienstleister Klarheit hergestellt sein muss. Das Projekt hat gezeigt, dass die technische Umsetzung, der Bit-Erhalt der Masterdigitalisate und die Gewährleistung des persistenten Zugriffs auf Webserver für kommunale Rechenzentren noch kein Alltagsgeschäft darstellen, aber gut zu leisten sind. Verbundlösungen könnten hier u.U. künftig für Synergien sorgen und damit zu Kostensenkungen führen.
