Electronic Resource Management - management of digital publications
Final Report Abstract
Zum 01.10.2019 wurde das Projekt LAS:eR erfolgreich in eine Dienstleistung des hbz überführt. Damit wurde das Ziel der Entwicklung eines bundesweiten anbieterunabhängigen Electronic Resource Management Systems erreicht. Die nahtlose Aufnahme des Dienstes wurde auf der entwicklungstechnischen Seite durch die zeitliche Einhaltung und agile organisatorische Anpassung des umfangreichen Projektplans erreicht. Organisatorisch wurde dieses Ziel durch die aktive Einbindung der Pilotbibliotheken in die Gestaltung der Vollversion, die regelmäßig erfolgende Öffentlichkeitsarbeit in Form von Vorträgen, Systemvorstellungen und einführenden Schulungen und die Vernetzung mit Kooperationspartnern erreicht, die LAS:eR bereits zu Betriebsbeginn entsprechend innerhalb der deutschen Bibliothekslandschaft als zentralen ERM-Dienst platziert haben. Durch das frühzeitige Vorliegen eines Preismodells und die Zusage des hbz zur Erbringung der zentralen Hosting- und Betriebsdienstleistung wurden Transparenz und Vertrauen geschaffen. In der ersten achtzehnmonatigen Entwicklungsphase wurden die Grundfunktionalitäten des Systems entwickelt, um die lokale Lizenzverwaltung inklusive Nachhaltung von Paketen und Titeln auf Grundlage der GOKb und Haltung von Kosten und Vertragsinformationen zu ermöglichen. Hierbei wurde auf den Ausfall des Kooperationspartners Jisc und die organisatorischen Veränderungen im Hintergrund der GOKb flexibel reagiert und diese als Chance begriffen, diese Entwicklungsaufgaben und Prozesse entsprechend stärker selber steuern zu können, wobei mit einer vollen Einsatzbereitschaft der GOKb durch die Entwicklung einer neuen Nutzeroberfläche Mitte 2020 zu rechnen ist. Die hieraus entstandene Pilotversion wurde in mehreren Webinaren über 300 Interessenten aus dem Bibliotheksbereich vorgestellt, inklusive der Rahmenbedingungen für eine Teilnahme am Pilotbetrieb und des Preismodells für den Regelbetrieb. Die hierdurch gewonnenen Teilnehmer für den Pilotbetrieb wurden eingehend in die Grundfunktionalitäten des Systems eingeführt und im Einklang mit den anstehenden Entwicklungsaufgaben für die Vollversion in mehreren thematischen Workshops in die Entwicklungsprozesse einbezogen. Durch die in der zweiten achtzehnmonatigen Projektphase erfolgten Umstellung auf agile Entwicklung mit kurzen Releasezyklen war eine schnelle Behebung von im Pilotbetrieb entdeckten Fehlern und die kurzfristige Bereitstellung zusätzlicher Funktionalitäten und Verbesserungen möglich. Als bedeutendes Feature wurden die allgemeinen und individuellen Merkmale zu Lizenzen, Verträgen, Organisationen und Kontakten innerhalb der gemeinsamen Konzeptionsarbeiten entwickelt. Eine umfassende Dokumentation der Vollversion für Endanwender konnte aufgrund dieser agilen Prozesse noch nicht abschließend erfolgen, wird aber sukzessive vervollständigt. Die Konsortialfunktionen inklusive der Verwaltung von Teilnehmerlizenzen und der Vererbung von Informationen und Merkmalen der übergeordneten Konsortiallizenz an die Teilnehmer und insbesondere die Rückmeldefunktionalität wurden in enger Absprache mit der hbz-Konsortialstelle parallel zum Pilotbetrieb für die lokale Lizenzverwaltung entwickelt und erprobt. Die aktuellen Entwicklungen wurden den in der GASCO organisierten Konsortialführern im Rahmen von Berichten und Webinaren vorgestellt und mit dem GASCO-Monitor bereits ein konkreter Mehrwertdienst live geschaltet. Noch in der Bearbeitung sind insbesondere Arbeitspakete, die eine Kooperation mit Dritten beinhalten. Diese Verzögerungen ergeben sich erstens durch fehlende Ressourcen auf Seiten der ziehenden Systeme, zweitens durch mögliche aktualisierte Planung seitens der Partnerprojekte Seite sowie drittens durch aufwändige technische Prüfungen seitens der Kooperationspartner, inwiefern und in welchem Zeitplan die Repräsentation von LAS:eR-Daten in ihren Systemen möglich ist. Die Projekthomepage unter https://service-wiki.hbz-nrw.de/display/LAS/Startseite wurde im Zuge des Übergangs in eine Dienstleistung des hbz in eine zentrale Informationsstelle für Service und Support umgewandelt und wird zukünftig neben Schulungsankündigungen, Release Notes und Anwendungshilfen auch das Handbuch und Video-Tutorials bereitstellen.
