Archivische Findmittel und Quellen: Digitalisierung von Sach- und Serienakten und Entwicklung der Voraussetzungen und Kosten zum nachhaltigen Betrieb eines Digitalisierungszentrums als Teil des Produktivpilot Digitalisierung von archivalischen Quellen
Zusammenfassung der Projektergebnisse
Im Pilotprojekt „Digitalisierung von archivalischen Quellen“ zielte das Teilprojekt des Stadtarchivs Mannheim-ISG darauf ab, am Beispiel des Bestands „Kunsthalle Mannheim“ (Laufzeit ca. 1907- 1983) ein Standardverfahren für die Digitalisierung und Internetveröffentlichung von modernen massenhaft vorhandenen Akten zu entwickeln. Berücksichtigt werden sollten dabei die unterschiedlichen Formate, Papiertypen und Bindungsarten der Akten, die einen einheitlichen Scanprozess erschweren. Ein besonderes Augenmerk lag auf der Verzahnung verschiedener Teilprozesse beim Scannen (etwa durch Einsatz unterschiedlicher Scanner). Zusätzlich wurden unterschiedliche Verfahren zur Qualitätssicherung und Vollständigkeitsprüfung erprobt und mithilfe erhobener Kennzahlen evaluiert. Hier konnten grundlegende Ergebnisse für die künftige Umsetzung von archivischen Digitalisierungsprojekten vorgelegt werden. Darüber hinaus wurde im Rahmen des Projekts auch die Onlinepräsentation der digitalisierten Akten in den Blick genommen und ein Modell für eine innere Strukturierung der einzelnen Verzeichnungseinheiten und für deren Abbildung mithilfe des DFG-Viewers entwickelt. Dabei flossen auch die Erfahrungen ausgewählter Fachwissenschaftler ein. Das im Mannheimer Projekt erprobte Verfahren sollte in Folgeprojekten weiterentwickelt werden. Im Zusammenhang mit der Online-Stellung von modernem Massenschriftgut ist auch die Frage nach dem Umgang mit vorhandenem rechtlich geschütztem Material von zentraler Bedeutung. Gemeinsam mit den Projektpartnern wurde daher auf der Grundlage eines Rechtsgutachtens ein Modell entwickelt, das in Zukunft die Onlinepräsentation von rechtlich geschütztem Archivgut in einem „geschützten digitalen Lesesaal“ ermöglichen soll. Ein zweiter Schwerpunkt des Projekts lag auf der Evaluierung archivischer Digitalisierungszentren. Hierzu sollten am Beispiel des bereits bestehenden Digitalisierungszentrums Mannheim Kennzahlen in Bezug auf die technischen, rechtlichen und organisatorischen Abläufe in einem Digitalisierungszentrum erhoben werden, um so Wirtschaftlichkeits- und Organisationsbetrachtungen durchführen zu können. In einem ersten Schritt wurde in diesem Zusammenhang ein Kostenvergleich zwischen der durchgeführten Inhouse-Digitalisierung und einer externen Digitalisierung durch einen Dienstleister vorgenommen. Demnach ist die gewählte Lösung im Digitalisierungszentrum des Stadtarchivs Mannheim-ISG unter den gegebenen Voraussetzungen wirtschaftlich konkurrenzfähig. Eine Entscheidung für eine externe Vergabe oder eine Inhouse-Lösung muss allerdings stets fallweise unter Berücksichtigung der technischen, räumlichen und personellen Möglichkeiten, der Menge und Beschaffenheit des zu digitalisierenden Materials sowie ggf. auch rechtlicher Aspekte gefällt werden. Offensichtlich wurde, dass eine fachliche Begleitung bei einem konventionellen Dienstleister sehr aufwändig und nicht immer gewährleistet ist. Es wurde daher eine Checkliste als Grundlage für eine Entscheidungsfindung entwickelt, in die auch die Erfahrungswerte bibliothekarischer Digitalisierungszentren eingeflossen sind. Eine sinnvolle Möglichkeit, eine kostengünstige externe Vergabe mit der notwendigen archivfachlichen Begleitung zu kombinieren, liegt in der Errichtung archivischer Digitalisierungszentren, die als Dienstleister gegenüber Dritten auftreten. Hier wurden rechtliche wie technische Voraussetzungen eruiert und mit Eckdaten von bibliothekarischen Digitalisierungseinrichtungen abgeglichen, die über eine Umfrage ermittelt wurden. Auf dieser Grundlage konnten sowohl Standards für die künftige Planung und Durchführung archivischer Digitalisierungsprojekte als auch für die Errichtung archivischer Digitalisierungszentren entwickelt werden.
Projektbezogene Publikationen (Auswahl)
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Kunsthalle digital. Start des DFG-Projekts „Digitalisierung der Altakten der Kunsthalle Mannheim“ im Stadtarchiv Mannheim-ISG, in: Mannheimer Geschichtsblätter 25/2013, S. 67-69
Dörte Kaufmann
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„Digitalisierung von archivalischen Quellen mit DFG-Förderung: Kommunalarchivische Pilotprojekte in Mannheim und Münster“ 83. Deutscher Archivtag: Archive ohne Grenzen. Erschließung und Zugang im europäischen und internationalen Kontext“, 25. bis 28. September 2013 in Saarbrücken
Marcus Stumpf und Harald Stockert
